¿Cómo funciona Agenda Clínica?

Cómo funciona

1. Agendas una cita en Agenda Clínica (o el paciente la reserva desde tu página pública).
2. El paciente recibe la confirmación por WhatsApp desde el número de tu clínica.
3. 24 horas antes le llega un recordatorio con dos botones: “Sí, confirmo” y “No, reagendar”.
4. Tu agenda se actualiza sola con la respuesta: la cita queda confirmada o pasa a Pendientes de reagendar.

Los mensajes salen desde el número de WhatsApp de tu clínica, así tus pacientes reconocen quién les escribe.

Antes de conectar

Para conectar necesitas:

• WhatsApp Business. El número de la clínica tiene que estar en la app WhatsApp Business (no en WhatsApp común), actualizada a la última versión. Si hoy usas WhatsApp común, puedes pasar tu número a WhatsApp Business desde la misma app sin perder tus chats.
• El teléfono de la clínica a mano. Durante la conexión vas a escanear un código QR con él.
• Una cuenta de Facebook. La del responsable de la clínica. WhatsApp pertenece a Meta (Facebook) y la conexión se autoriza desde ahí.
• Un medio de pago en Meta. Meta cobra los mensajes automáticos directamente a la clínica (ver Costos).

Conectar tu WhatsApp

1. En Agenda Clínica, entra a Configuración → Integraciones (o al último paso de la configuración inicial) y haz clic en Conectar WhatsApp.
2. Se abre la página de conexión de nuestro proveedor oficial de WhatsApp (Kapso) y, desde ahí, la de Facebook. Inicia sesión y elige o crea el negocio de tu clínica.
3. Elige conectar tu app WhatsApp Business existente y escanea el código QR desde la app en el teléfono de la clínica.
4. WhatsApp te pregunta si quieres compartir tus chats. Esta decisión no se puede cambiar después.
5. Al terminar vuelves a Agenda Clínica y verás ✓ WhatsApp Conectado.

Después de conectar

WhatsApp exige que los mensajes automáticos (confirmaciones, recordatorios) sean plantillas revisadas por Meta. Agenda Clínica las crea por ti al conectar y Meta las aprueba en general en minutos, como máximo en 24 horas.

Mientras están en revisión, los recordatorios pueden no enviarse. Si ves recordatorios fallidos el mismo día que conectaste, es normal.

Mensajes que reciben tus pacientes

Puedes activar o desactivar los recordatorios de 24 h, 3 h y 1 h en Configuración → Notificaciones. Si el paciente tiene email, también recibe la confirmación y la cancelación por correo.

Cuando el paciente responde

• “Sí, confirmo” (o responde “sí”, “ok”, “ahí estaré”…): la cita pasa a confirmada y el paciente recibe un mensaje de confirmación.
• “No, reagendar” (o responde “no puedo”, “otro día”…): la cita se cancela y aparece en tu panel en Pendientes de reagendar, para que lo contactes. El paciente recibe un aviso de la cancelación.
• Un contacto nuevo que escribe a tu número se agrega como paciente y recibe un mensaje de bienvenida.

Las respuestas escritas se interpretan automáticamente; si un mensaje no es claro, no se cambia la cita.

Enviar un mensaje manual

Desde una cita puedes enviar un mensaje por WhatsApp al paciente. WhatsApp tiene una regla: solo se puede enviar un texto libre si el paciente te escribió en las últimas 24 horas.

Si no te escribió, Agenda Clínica envía en su lugar el recordatorio estándar con los botones para confirmar o reagendar, y te lo indica en pantalla.

Promociones

Las promociones invitan a volver a los pacientes que no te visitan hace un tiempo. Como son mensajes de marketing, Meta revisa cada promoción antes de que se pueda enviar:

• Al crearla verás su estado: en revisión, aprobada o rechazada. Solo se envía cuando está aprobada (en general, en menos de 24 horas).
• Si cambias el texto, vuelve a revisión.
• Puedes usar {{client_name}}, {{business_name}}, {{promotion_name}} y {{last_appointment_date}}. El mensaje no puede empezar ni terminar con una de ellas: por ejemplo, empieza con “Hola {{client_name}}” y termina con una frase.
• Si Meta la rechaza, pasa el mouse sobre el estado para ver el motivo, ajusta el texto y guárdala otra vez.

Tu WhatsApp en el teléfono

Después de conectar, sigues usando WhatsApp Business en tu teléfono como siempre. Verás en la app los mensajes que envía Agenda Clínica y las respuestas de tus pacientes.

Lo que escribas tú desde el teléfono no lo procesa Agenda Clínica: si confirmas una cita conversando con el paciente, márcala también en tu agenda.

Costos de WhatsApp

Meta (dueña de WhatsApp) cobra por los mensajes automáticos que envía tu clínica (confirmaciones, recordatorios, promociones). El cobro lo hace Meta directamente al medio de pago que cargues en tu cuenta de Facebook. Los mensajes de marketing, como las promociones, cuestan más que los recordatorios.

Puedes ver el detalle de tu consumo en Meta Business Suite.

Conectar Claude, ChatGPT y otros asistentes

Puedes conectar tu asistente de inteligencia artificial a Agenda Clínica y preguntarle por tu clínica en lenguaje natural: “¿Cuántos turnos tuvimos este mes?”, “¿Qué especialista tiene la agenda más llena?”, “¿Por qué no reservan los que escriben por WhatsApp?”.

Paso 1: crea tu enlace de conexión

1. Entra a Agenda Clínica con la cuenta del dueño de la clínica (los especialistas invitados no ven esta opción).
2. Ve a Configuración → Integraciones y baja hasta Conectar con Claude, ChatGPT y otros asistentes.
3. Escribe un nombre que te ayude a reconocerlo (por ejemplo, “Claude de Laura”) y haz clic en Crear token.
4. Aparece tu enlace para el asistente, que empieza con https://agendaclinica.com.uy/mcp/ac_. Haz clic en Copiar. Se muestra una sola vez: si lo pierdes, crea otro.

Paso 2: pégalo en tu asistente

Claude (claude.ai o la app de escritorio):

1. Abre Configuración → Conectores y elige Agregar conector personalizado.
2. Nombre: Agenda Clínica. URL: pega tu enlace. Guarda.
3. En un chat nuevo, abre el menú de herramientas y verifica que Agenda Clínica esté activado.

En planes de empresa de Claude, puede que un administrador tenga que agregar el conector primero.

ChatGPT:

1. Abre Configuración → Aplicaciones y conectores. Si no ves la opción Crear, entra a Configuración avanzada y activa el Modo desarrollador.
2. Haz clic en Crear. Nombre: Agenda Clínica. URL del servidor MCP: pega tu enlace. Autenticación: Sin autenticación (la llave ya va dentro del enlace).
3. Acepta y, en un chat nuevo, elige Agenda Clínica desde el botón + → herramientas.

Otras herramientas (Claude Code, Cursor u otras compatibles con MCP): usa la dirección https://agendaclinica.com.uy/mcp y envía el token en el encabezado Authorization: Bearer ac_…. Por ejemplo, en Claude Code:

claude mcp add --transport http agenda-clinica https://agendaclinica.com.uy/mcp --header "Authorization: Bearer ac_TU_TOKEN"

Paso 3: prueba que funciona

1. En un chat nuevo escribe: “Usando Agenda Clínica, dame el resumen de mi clínica.”
2. El asistente te pide permiso para usar la herramienta la primera vez: acéptalo.
3. Debe responder con el nombre de tu clínica, tus especialistas y los turnos de hoy. Si es así, ya está conectado.
4. En Configuración → Integraciones, tu token ahora dice “usado hace…”.

Otras preguntas para probar:

• “¿Cuántos turnos tuvimos el mes pasado, por especialista? ¿Cuántos cancelaron o no vinieron?”
• “¿Qué porcentaje de la agenda de cada especialista estuvo ocupado estas últimas 4 semanas?”
• “De los que escribieron por WhatsApp este mes, ¿cuántos reservaron y por qué no reservaron los demás?”
• “¿Cómo viene la agenda de la próxima semana?”

Si no se conecta

• “Token inválido o revocado”: el enlace está incompleto o el token fue revocado. Copia el enlace entero o crea uno nuevo.
• El asistente no usa Agenda Clínica: verifica que el conector esté activado en ese chat y menciónalo en la pregunta (“usando Agenda Clínica…”).
• Los ingresos aparecen en 0: los ingresos se estiman con el precio de cada servicio. Cárgalo en Configuración → Servicios.

Preguntas frecuentes